Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa

PROWADZONE URZĄDZENIA EWIDENCYJNE:

W Wydziałach Sądu Rejonowego w Kępnie prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:
1) repertoria,
2) wykazy,
3) kartoteki, (zbiory kart),
4) zbiory wokand,
5) księgi pomocnicze.
Urządzenia ewidencyjne prowadzi się według ustalonych wzorów, służą one do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.
Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia.

Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze, zwane dalej księgami biurowymi, prowadzi się systemem roczników
z numeracją od początku roku. Można jednak używać tej samej księgi również w latach następnych, rozpoczynając numeracje wpisów od początku roku następnego, jeżeli liczba czystych kart wystarczy co najmniej na okres półroczny.

UDOSTĘPNIANIE AKT:

Udostępnianie akt sądowych i dokumentów z akt oraz przesyłanie akt jest uregulowane w rozdziale
8 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych

Rozdział 8

Udostępnianie akt sądowych i dokumentów z akt, przesyłanie akt

§ 90. 1. W toku postępowania można wydać stronie lub innej uprawnionej osobie złożony przez nią dokument lub przedmiot tylko na zarządzenie przewodniczącego posiedzenia lub sędziego sprawozdawcy.

2. Po zakończeniu postępowania w sprawie wydanie dokumentu lub przedmiotu następuje na zarządzenie przewodniczącego wydziału.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się do dokumentów, na podstawie których został wydany nakaz zapłaty, takich jak: weksel, czek, warrant i rewers.

4. Po zakończeniu postępowania dokumenty, o których mowa w ust. 3, na zarządzenie przewodniczącego wydziału, po skasowaniu przez przekreślenie, podlegają włączeniu do akt sprawy, po uprzednim umieszczeniu
w zalakowanej kopercie, oznaczonej informacją o jej zawartości i kolejnym numerem strony.

5. Wydanie dokumentu następuje dopiero po złożeniu do akt uwierzytelnionego odpisu lub wypisu z dokumentu albo jego uwierzytelnionej kserokopii, z tym że w przypadku, o którym mowa w ust. 2, przewodniczący wydziału może zwolnić od tego obowiązku.

§ 91. 1. W toku postępowania o wpis do rejestru, z akt sprawy o wpis wydaje się kserokopie dokumentów.

2. Z akt rejestrowych obejmujących dokumenty podmiotów wpisanych do rejestru wydaje się wyłącznie odpisy tych dokumentów.

§ 92. 1. Udostępnienie stronie akt do przejrzenia oraz wydanie jej przedmiotów lub dokumentów złożonych
w sprawie albo wydanie dokumentów na podstawie akt może nastąpić po wykazaniu przez nią tożsamości, a co do innych osób niż strona – po wykazaniu ponadto istnienia uprawnienia wynikającego z przepisów postępowania sądowego.

2. Przeglądanie akt spraw odbywa się w obecności pracownika sądowego, a akt, do których złożono testament, pod kontrolą pracownika sądowego.

§ 93. 1. Ograniczenia w udostępnianiu akt do przejrzenia nie mają zastosowania w wydziałach prowadzących rejestry sądowe w odniesieniu do akt tych spraw, do których powszechną dostępność regulują odrębne przepisy.

2. Przepisów o udostępnianiu akt sądowych do przejrzenia nie stosuje się do akt księgi wieczystej. Udostępnianie tych akt do wglądu regulują odrębne przepisy.

§ 94. 1. Przewodniczący wydziału zezwala na przejrzenie akt sprawy w sekretariacie upoważnionym przedstawicielom organizacji społecznych, które mogą wstąpić do toczącego się postępowania w danej sprawie lub zgłosić w nim swój udział.

2. Przewodniczący wydziału decyduje ponadto o udostępnieniu akt sądowych innym osobom niemającym uprawnień procesowych i o zakresie wykorzystania przez nie tych akt.

3. Udostępnienie większej liczby akt, np. dla celów naukowo-badawczych, wymaga zgody prezesa sądu.

§ 95. 1. Akta sprawy lub akta księgi wieczystej przesyła się na każde żądanie po wykonaniu niezbędnych czynności w sprawie: Prezydentowi Rzeczypospolitej Polskiej, Ministrowi Sprawiedliwości, Sądowi Najwyższemu, Rzecznikowi Praw Obywatelskich, Rzecznikowi Praw Dziecka oraz sądowi odwoławczemu.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do akt rejestrowych.

3. W innych przypadkach sądowi oraz prokuratorowi (oskarżycielowi publicznemu) przesyła się akta, jeżeli pozwala na to bieg sprawy. W razie gdy bieg sprawy nie pozwala na przesłanie akt, można przesłać odpisy dokumentów wskazanych przez organ zwracający się o ich nadesłanie.

4. Zarządzając przesłanie akt sprawy niezakończonej, potrzebnych jako dowód w innej sprawie, przewodniczący wydziału określa termin zwrotu akt, uwzględniając czas potrzebny do dokonania odpowiednich czynności przez organ wzywający.

5. W razie przesyłania akt księgi wieczystej, księgę wieczystą wyłącza się z akt i pozostawia w wydziale ksiąg wieczystych. Akta księgi wieczystej powinny zostać zwrócone do sądu w terminie nieprzekraczającym miesiąca.

6. Termin określony w ust. 5 nie dotyczy przypadku przesłania akt księgi wieczystej do sądu okręgowego w celu rozpoznania środka odwoławczego lub do Sądu Najwyższego w związku z rozpoznawaniem kasacji.

7. W elektronicznym postępowaniu upominawczym sąd odwoławczy ma dostęp do akt sprawy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego to postępowanie.

8. W razie konieczności udostępnienia akt sprawy innym upoważnionym podmiotom sąd prowadzący elektroniczne postępowanie upominawcze przesyła im wytworzony przez system teleinformatyczny kod umożliwiający uzyskanie dostępu do akt sprawy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

9. Pomocniczy zbiór dokumentów znajdujący się w sądzie prowadzącym elektroniczne postępowanie upominawcze w przypadkach wskazanych w ust. 7 i 8 przesyła się na żądanie.

§ 96. 1. Na wniosek osób uprawnionych przewodniczący wydziału może zarządzić przesłanie akt do sądu rejonowego właściwego dla miejsca zamieszkania tych osób w celu ułatwienia im przejrzenia akt i sporządzenia
z nich odpisów.

2. Jeżeli osoba uprawniona do przejrzenia akt jest pozbawiona wolności, przewodniczący wydziału może zarządzić, na jej wniosek, przesłanie akt do zakładu karnego lub aresztu śledczego, chyba że szczególne względy przemawiają za umożliwieniem tej osobie przejrzenia akt w sekretariacie.

3. Przeglądanie akt w zakładzie karnym lub areszcie śledczym odbywa się w oddzielnym pomieszczeniu pod nadzorem funkcjonariusza Służby Więziennej, a w przypadkach, w których dyrektorzy jednostek penitencjarnych nie są w stanie zapewnić odpowiedniego nadzoru – pod nadzorem upoważnionego pracownika sądowego.
O skierowaniu pracownika sądowego do jednostki penitencjarnej decyduje prezes sądu na wniosek dyrektora jednostki penitencjarnej.

4. Przewodniczący posiedzenia może zarządzić wydanie lub przesłanie akt biegłemu, jeżeli wymagają tego okoliczności sprawy.

5. Zarządzając wydanie lub przesłanie akt, przewodniczący wydziału wyznacza termin, w którym akta powinny być zwrócone.

§ 97. 1. Przedstawienia akt sądowi odwoławczemu, na skutek wniesionego środka odwoławczego, dokonuje się niezwłocznie po skutecznym doręczeniu środka odwoławczego stronie przeciwnej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W przypadku przewlekłości postępowania w tym zakresie należy wskazać sądowi odwoławczemu przyczyny zwłoki. Sąd odwoławczy może również zażądać odpowiednich wyjaśnień.

2. Sąd odwoławczy może zwrócić akta sprawy sądowi pierwszej instancji w celu sporządzenia brakującego uzasadnienia orzeczenia wydanego przez ten sąd, sporządzenia odpisów protokołów lub innych dokumentów znajdujących się w aktach, jeżeli są one nieczytelne, dołączenia do akt brakujących zwrotnych potwierdzeń doręczenia pism sądowych lub dołączenia odpisów orzeczeń oraz usunięcia innych usterek popełnionych
w sądzie pierwszej instancji.

3. Zwrot akt następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału odwoławczego lub postanowienia sądu orzekającego w drugiej instancji.

§ 98. 1. Poza przypadkami określonymi w § 95–97, akta spraw sądowych nie powinny być wynoszone poza siedzibę sądu.

2. Przewodniczący wydziału w szczególnych przypadkach, uzasadnionych sprawnością postępowania, może zezwolić sędziemu referentowi na wyniesienie akt sądowych poza siedzibę sądu, po uprzednim odnotowaniu tego faktu przez kierownika sekretariatu w repertorium sądowym.

ARCHIWUM ZAKŁADOWE:

Akta zakończonych spraw sądowych przechowuje się w archiwum zakładowym przez okresy wymienione
w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych (Dz. U. Nr 46, poz. 443 z późn. zm.), stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także spełniając wymogi bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

Pracę archiwum regulują również przepisy zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r.
w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Dz. Urz. Nr 8, poz.55).

Do najważniejszych zadań archiwum zakładowego, należy:

- przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek (wydziałów, oddziałów, samodzielnych stanowisk itp.),

- przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

- udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym ,

- przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego,

- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął.